Die Buchhaltung erfährt Zusagen zuletzt
Sonderkonditionen, Zahlungsziele oder Teilabnahmen werden im Verkaufsgespräch vereinbart und stehen nirgends. Die Rechnung ist falsch, bevor sie rausgeht.
Funktion · Finanzen
Eine gemeinsame Sicht auf Auftrag, Rechnung und Zahlung.
Zwischen dem Vertrieb, der zusagt, und der Buchhaltung, die bucht, liegt eine Lücke: Wann darf fakturiert werden, wann wird gezahlt, wer erinnert? Wir schließen sie mit einer Wochenvorschau – ohne eine zweite Buchhaltung zu bauen.
Erstgespräch buchen
Erstgespräch – wir schauen, wo Auftrag, Rechnung und Zahlung heute auseinanderlaufen.
Woran du es merkst
Drei Lücken zwischen Vertrieb und Finanzen
Fälligkeiten werden nicht verfolgt
Rechnungen sind gestellt, Zahlungen bleiben aus. Wer erinnert wann? Ohne klaren Ablauf wird gemahnt, wenn es auffällt – oft zu spät.
Datenqualität entsteht am Ende, nicht am Anfang
Kundennummern, Adressen und Ansprechpartner werden beim Buchen korrigiert statt beim Anlegen. Jede Auswertung beginnt mit Nacharbeit.
Beispiel
Was eine Wochenvorschau enthält
Beispielhafte Struktur einer operativen Wochenvorschau. Sie wird aus euren vorhandenen Systemen gefüllt – CRM, Auftragsverwaltung, Buchhaltung.
| Zeile | Quelle | Verantwortlich |
|---|---|---|
| Aufträge mit erreichtem Rechnungsmeilenstein | Auftrag / Projekt | Projektleitung |
| Rechnungen, die diese Woche gestellt werden | Auftragsverwaltung | Finanzen |
| Fällige und überfällige Rechnungen | Buchhaltung | Finanzen |
| Erwartete Zahlungseingänge | Buchhaltung / Zusagen | Finanzen |
| Anstehende Ausgaben und Verpflichtungen | Buchhaltung | Finanzen |
| Offene Klärungen mit Kunden | CRM | Vertrieb |
Die Buchhaltung bleibt Quellsystem. Die Vorschau liest daraus, sie ersetzt nichts.
Was du in der Hand hältst
Eine Sicht, die Vertrieb und Finanzen teilen
Übergabekriterien Vertrieb → Finanzen
Welche Informationen ein Auftrag enthalten muss, damit Rechnung und Zahlungsziel stimmen.
Wochenvorschau
Die operative Sicht auf Rechnungen, Fälligkeiten und erwartete Eingänge – mit Verantwortlichem für die Pflege.
Erinnerungsablauf
Wer wann bei überfälligen Rechnungen erinnert und wann der Vertrieb einbezogen wird.
Datenqualitätsregeln
Pflichtfelder beim Anlegen von Kunden und Aufträgen, damit die Buchhaltung nicht nacharbeiten muss.
Abgrenzung
Keine Steuerberatung. Keine zweite Buchhaltung.
Wir arbeiten an der operativen Sicht zwischen Auftrag, Rechnung und Zahlung. Steuerliche Fragen, Jahresabschluss und Bilanzierung gehören zu deinem Steuerberater. Die Buchhaltung bleibt das führende System – wir bauen keine Kopie.
Passende Services
Womit wir Finanzverantwortliche unterstützen
Häufige Fragen
Klar beantwortet.
Wir haben eine Buchhaltungssoftware mit Offene-Posten-Liste. Reicht das nicht?
Die Offene-Posten-Liste zeigt, was fakturiert ist. Die Wochenvorschau zeigt zusätzlich, was noch fakturiert werden darf und welche Zusagen der Vertrieb gemacht hat. Beides zusammen ergibt die Sicht.
Muss der Vertrieb dafür etwas ändern?
Ja, aber wenig: einige Pflichtfelder beim Anlegen eines Auftrags. Dafür entfallen Rückfragen und Rechnungskorrekturen – das merkt der Vertrieb schnell selbst.
Übernehmt ihr das Mahnwesen?
Nein. Wir legen mit euch den Erinnerungsablauf fest und wer ihn ausführt. Die Durchführung bleibt bei eurem Team.
Passende Leistungen
Womit wir diese Funktion unterstützen
Nächster Schritt
Sieh die Woche, bevor sie beginnt.
Im Erstgespräch schauen wir auf einen aktuellen Auftrag und verfolgen ihn bis zur Zahlung – dort zeigt sich, was fehlt.