Zusagen entstehen ohne Blick auf Kapazität
Der Vertrieb sagt Termine zu, die das Team nicht halten kann. Operations erfährt es, wenn der Auftrag da ist – und beginnt mit Verspätung.
Funktion · Operations
Weniger Reibung zwischen Zusage und Lieferung.
Operations trägt die Verantwortung, dass das geliefert wird, was verkauft wurde – mit dem Team, das da ist. Kapazität, Onboarding, Standardabläufe, Abnahme und Nacharbeit entscheiden, ob das gelingt.
Erstgespräch buchen
Erstgespräch – wir schauen, wo zwischen Zusage und Lieferung die meiste Zeit verloren geht.
Woran du es merkst
Drei Probleme, die Operations jeden Tag kosten
Onboarding neuer Kunden ist jedes Mal anders
Welche Informationen ihr braucht, wer der Ansprechpartner ist, wie der Start abläuft – wird pro Kunde neu erfunden. Die ersten Wochen sind Klärung statt Leistung.
Nacharbeit wird nicht gezählt
Korrekturen, Nachbesserungen und Rückfragen kosten Zeit, tauchen aber nirgends auf. Die Marge sinkt, ohne dass jemand sagen kann, warum.
Verantwortung
Was Operations verantwortet – und was nicht
Reibung entsteht oft, weil Zuständigkeiten an den Rändern unklar sind. Ein Beispiel für eine klare Trennung:
Operations verantwortet
- Kapazitätsübersicht: Was ist zugesagt, was ist frei
- Standardablauf für den Hauptauftragstyp
- Onboarding-Checkliste für neue Kunden
- Abnahmekriterien und Nacharbeitserfassung
Andere verantworten
- Vertrieb: Zusagen nur gegen Kapazitätsübersicht
- Geschäftsführung: Priorität bei Konflikten zwischen Aufträgen
- Finanzen: Rechnungsmeilensteine aus der Abnahme
- Technologie: Systeme, in denen Ablauf und Kapazität gepflegt werden
Was du in der Hand hältst
Abläufe, die Zusage und Lieferung verbinden
Kapazitätsübersicht
Eine einfache, gepflegte Sicht auf Zusagen und freie Kapazität – für Vertrieb und Operations gleichermaßen sichtbar.
Standardablauf (SOP) für den Hauptauftragstyp
Schritte, Zuständigkeiten, Abnahmepunkte – so kurz, dass er gelesen wird.
Onboarding-Checkliste
Was vor dem Start vom Kunden benötigt wird und wer es einholt.
Nacharbeitserfassung
Eine einfache Erfassung von Korrekturen und Rückfragen je Auftrag – die Grundlage für Margensicht und Standardverbesserung.
Passende Services
Womit wir Operations unterstützen
Einordnung
SOPs sind kein Selbstzweck.
Wir dokumentieren nur den Ablauf, der sich wiederholt, und nur so ausführlich, wie er im Alltag genutzt wird. Ein Standard, der nicht gelesen wird, ist kein Standard.
Häufige Fragen
Klar beantwortet.
Wie bekommen wir den Vertrieb dazu, die Kapazität zu beachten?
Indem die Übersicht einfach, aktuell und sichtbar ist – und die Geschäftsführung Zusagen ohne Kapazitätsblick nicht mehr akzeptiert. Das ist eine Führungsentscheidung, kein Tool-Problem.
Wir haben bereits Prozessdokumentation. Was ist anders?
Wir prüfen, welche davon im Alltag genutzt wird. Meist bleibt ein kurzer Standardablauf für den Hauptauftragstyp übrig – der Rest wird zusammengefasst oder gestrichen.
Was bringt die Nacharbeitserfassung?
Sie macht sichtbar, welche Auftragstypen oder Kunden Marge kosten. Das ist die Grundlage, um Standards zu verbessern oder Angebote anzupassen – ohne Vermutungen.
Passende Leistungen
Womit wir diese Funktion unterstützen
Nächster Schritt
Liefern, was verkauft wurde – ohne Reibung.
Im Erstgespräch verfolgen wir einen aktuellen Auftrag von der Zusage bis zur Abnahme und zeigen, wo Zeit verloren geht.