Duplicatas e registros abandonados
O mesmo contato existe três vezes, com três situações diferentes. Qual está certa, só sabe quem o criou.
Otimização de CRM · Peak Atlas
Seu CRM deve mostrar o próximo passo.
Organizamos pipeline, dados e responsabilidades para que contatos armazenados se tornem oportunidades acionáveis.
Solicitar análise da loja
Trabalhamos com o CRM que você já tem.
Sintomas
O CRM está cheio. E mesmo assim ninguém sabe o que fazer.
Um CRM que só armazena consome tempo e devolve pouco. Você provavelmente conhece os sinais típicos.
Estágios indefinidos
“Qualificado” significa algo diferente para cada pessoa da equipe. O forecast calcula com estágios que ninguém entende da mesma forma.
Deals em aberto sem próxima data
As oportunidades estão no sistema com valor e probabilidade – mas sem data, sem tarefa, sem responsável.
Relatórios que ninguém lê
Os dashboards mostram números dos quais não resulta nenhuma decisão. A equipe preenche campos cuja finalidade desconhece.
Um CRM conduz quando, para cada deal, responde a uma pergunta: o que acontece a seguir e quem faz?
Auditoria
Verificamos quatro coisas antes de mudar qualquer coisa.
Campos
Quais campos existem, quais são realmente preenchidos, de quais ninguém precisa? Todo campo obrigatório precisa possibilitar uma decisão.
Níveis
Os estágios do pipeline estão ligados a critérios verificáveis – ou à intuição? Definimos o que precisa estar cumprido para que um deal avance.
Permissões
Quem pode alterar, ver, excluir o quê? Permissões abertas demais geram caos; restritas demais geram listas paralelas em planilhas.
Automações e relatórios
Quais lembretes de follow-up, notificações e relatórios rodam hoje – e quais deles realmente desencadeiam uma ação?
Dados mínimos
O que todo deal precisa, no mínimo.
Não mais campos, mas os campos certos. Um deal é acionável quando estas informações existem – todo o resto é bônus.
| Campo | Por que importa | Obrigatório a partir de |
|---|---|---|
| Estágio com critério cumprido | Sem critério, o estágio é uma opinião | Criação |
| Valor ou faixa de valor | Base para priorização e forecast | Qualificação |
| Decisor e função | Mostra se estamos falando com a pessoa certa | Qualificação |
| Último contato | Torna visíveis as lacunas de contato | Criação, automática |
| Próximo passo com data | Transforma um registro em uma tarefa | Criação |
| Pessoa responsável | Sem responsável, não há follow-up | Criação |
Antes / depois
O mesmo deal – uma vez armazenado, outra vez acionável.
Não são dados de exemplo, mas a estrutura de campos: à esquerda, o que um registro típico oferece; à direita, quais campos são mantidos para a mesma oportunidade depois da auditoria.
Estrutura de campos · sem dados de clientes
Antes: registro
- Nível
- Texto livre, sem critério
- Valor
- frequentemente vazio
- Contato
- Nome, função indefinida
- Último contato
- preenchido manualmente ou desconhecido
- Próximo passo
- não registrado
- Responsável
- não nomeado
- Nota
- Texto livre sem consequência
Depois: oportunidade
- Nível
- com critério de entrada por estágio
- Valor
- Faixa ou valor, campo obrigatório a partir da qualificação
- Decisor
- Pessoa, função e caminho de decisão
- Último contato
- automaticamente a partir do e-mail e da agenda
- Próximo passo
- Tarefa com data, campo obrigatório
- Responsável
- membro da equipe nomeado
- Lembrete de follow-up
- automaticamente, quando uma data passa sem resultado
A diferença não está em mais dados, mas em dados dos quais resulta uma ação.
Abordagem
Da auditoria ao sistema em uso.
- 01
Auditoria
Campos, estágios, permissões, automações e relatórios – diagnóstico com recomendações claras.
- 02
Cenário-alvo
Dados mínimos, critérios de estágio, lembretes de follow-up, passagens entre marketing, vendas e entrega, relatórios úteis.
- 03
Reestruturação
Ajuste no sistema existente. Migração de dados apenas onde for realmente necessária – não como um fim em si.
- 04
Introdução
Treinamento curto e concreto com deals reais. A equipe entende por que cada campo existe.
- 05
Operação
Verificação regular de completude e tempo no estágio. Ajustes quando o negócio muda.
Primeiro avaliamos as possibilidades do seu sistema atual e o configuramos onde ele consegue representar os fluxos da sua equipe.
Medição
Três métricas mostram se o CRM conduz.
01
Completude
Percentual de deals em aberto com todos os dados mínimos preenchidos.
02
Stage aging
Quanto tempo os deals ficam em um estágio – e quantos ultrapassam a duração máxima combinada.
03
Confiabilidade do follow-up
Apresentado separadamente: quantos próximos passos foram concluídos no prazo, quantos estão vencidos e em aberto na data de referência? Datas remarcadas com justificativa são registradas em uma categoria própria – elas não contam como concluídas.
Entregáveis
O que você recebe concretamente.
Relatório de auditoria
Diagnóstico de campos, estágios, permissões, automações e relatórios com recomendações priorizadas.
Cenário-alvo e critérios de estágio
Definição por escrito dos estágios do pipeline, dados mínimos e passagens.
Configuração implementada
Campos, estágios, lembretes de follow-up e permissões ajustados no sistema existente.
Relatórios com propósito
Poucos relatórios, cada um preparando uma decisão – em vez de muitos dashboards.
Implantação na equipe
Treinamento com deals reais e uma regra de trabalho curta e por escrito para o dia a dia.
Perguntas frequentes
Respondido com clareza.
Precisamos migrar nossos dados?
Só se for necessário. Primeiro verificamos se o sistema existente pode ficar e se os dados atuais podem ser limpos e estruturados. Só avaliamos uma migração quando o CRM existente não consegue representar os estágios, campos ou automações necessários – e, mesmo assim, com escopo claro.
Vocês trabalham com o nosso CRM?
Na conversa inicial, conte qual é o seu CRM, os fluxos desejados e as integrações existentes. Avaliamos o que pode ser implementado nele de forma sensata e quais ajustes são necessários para isso.
Como vocês garantem que a equipe acompanhe?
Fazendo com que cada campo tenha uma finalidade clara e que o preenchimento economize tempo no dia a dia em vez de consumi-lo. Treinamos com deals reais, não com slides, e eliminamos campos de que ninguém precisa. A adesão surge quando o CRM ajuda a equipe, e não serve ao controle.
Quanto tempo leva uma otimização de CRM?
Depende do tamanho do sistema, da qualidade dos dados e do tamanho da equipe. Depois da auditoria, conseguimos fazer uma estimativa realista. O escopo definimos na conversa inicial.
E as automações?
Lembretes de follow-up, notificações quando o tempo no estágio é ultrapassado e passagens entre equipes são configurados assim que a estrutura básica estiver pronta. Automações mais avançadas – como o tratamento de notas – fazem parte da nossa automação com IA.
