ใบแจ้งหนี้ค้างชำระ
ออกใบแจ้งหนี้แล้วแต่ยังไม่ได้รับชำระ บางรายการยังอยู่ในระยะเวลาชำระ บางรายการเกินแล้ว และไม่มีใครสอบถาม
Cash Control · Peak Atlas
ติดตามว่าเงินก้อนถัดไปที่จะเข้ามาคือก้อนใด
ความโปร่งใสเชิงปฏิบัติการเกี่ยวกับใบแจ้งหนี้ค้างชำระ ระยะเวลาชำระเงิน คำสั่งซื้อที่ยืนยันแล้ว และการต่ออายุที่ถึงกำหนด ในภาพรวมเดียวพร้อมผู้รับผิดชอบและการดำเนินการถัดไป
ให้เราวิเคราะห์ร้านค้า
ไม่ใช่คำแนะนำด้านกฎหมาย ภาษี หรือการลงทุน แต่เป็นกิจวัตรการทำงานสำหรับทีมของคุณ
เรื่องนี้เกี่ยวกับอะไร
ระหว่างคำสั่งซื้อที่ยืนยันแล้วกับเงินเข้าบัญชี มีขั้นตอนเล็ก ๆ อยู่มากมาย
Cash Control เสริมการวางแผนการเงินของคุณด้วยภาพรวมที่เป็นรูปธรรมของขั้นตอนที่ยังค้างระหว่างคำสั่งซื้อกับการชำระเงิน คำถามเชิงปฏิบัติการคือ: เงินก้อนใดกำลังเดินทางอยู่ ติดอยู่ที่ไหน และใครเป็นผู้ดูแล?
ระยะเวลาชำระเงิน
กำหนดเวลาที่ตกลงกันไว้แต่ไม่มีใครติดตามอย่างจริงจัง คำถามที่ยังไม่ได้รับคำตอบหรือเอกสารที่ขาดอาจทำให้เงินเข้าช้าลง
คำสั่งซื้อที่ยืนยันแล้ว
ยืนยันเป็นลายลักษณ์อักษรแล้ว แต่ยังไม่เริ่มหรือยังไม่ออกใบแจ้งหนี้ เช่น เพราะยังขาดเลขที่ใบสั่งซื้อ การอนุมัติเริ่มงาน หรือการตรวจรับ
การต่ออายุที่ถึงกำหนด
สัญญาและการสมัครสมาชิกที่กำลังจะหมดอายุ หากไม่ต่ออายุอย่างจริงจัง รายได้ประจำจะกลายเป็นการสูญเสียแบบเงียบ ๆ
ภาพรวมร่วมกันแสดงให้เห็นว่ายอดเงินใดยืนยันแล้ว ยอดใดถึงกำหนดแล้ว และยอดใดยังไม่แน่นอน
สามสถานะหลัก
ตั้งแต่คำสั่งซื้อที่ยืนยันแล้วจนถึงเงินเข้าบัญชี
คำสั่งซื้อ ใบแจ้งหนี้ และเงินเข้าบัญชี ตอบคำถามที่ต่างกัน เรายังทำให้เห็นด้วยว่าการอนุมัติ งาน หรือการตอบกลับใดที่ยังขาดอยู่
| สถานะหลัก | ความหมาย | ขั้นตอนถัดไปโดยทั่วไป |
|---|---|---|
| ยืนยันคำสั่งซื้อแล้ว | ลูกค้ายืนยันคำสั่งซื้อแล้ว แต่ยังไม่ได้เรียกเก็บเงินค่างานครบถ้วน | ขอเลขที่ใบสั่งซื้อ การอนุมัติเริ่มงาน หรือการตรวจรับที่ยังขาด และกำหนดเหตุในการออกใบแจ้งหนี้ |
| ออกใบแจ้งหนี้แล้ว | ใบแจ้งหนี้อยู่กับลูกค้าแล้ว และอยู่ในระยะเวลาชำระเงิน | ติดตามกำหนดเวลา ตอบคำถาม ส่งเอกสารที่ขาดเพิ่มเติม |
| ได้รับชำระแล้ว | เงินเข้าบัญชีแล้ว | แจ้งเงินเข้ากลับไปยังฝ่ายขายและฝ่ายส่งมอบ แล้วปิดรายการ |
คำสั่งซื้อภายในที่ยังค้าง เลขที่ใบสั่งซื้อ การอนุมัติเริ่มงาน หรือการตรวจรับ เราบันทึกเป็นสถานะการดำเนินการเพิ่มเติมภายในสถานะหลัก ขึ้นอยู่กับว่ากระบวนการของลูกค้าคุณเป็นอย่างไร
ภาพรวมรายสัปดาห์
ภาพรวมที่ตอบคำถามสี่ข้อเดิมทุกสัปดาห์
เท่าไร ภายในเมื่อไร ใคร และขั้นตอนถัดไปคืออะไร? กิจวัตรรายสัปดาห์ไม่ต้องการอะไรมากกว่านี้
| รายการ | สถานะ | กำหนดชำระ | ผู้รับผิดชอบ | การดำเนินการถัดไป |
|---|---|---|---|---|
| โปรเจกต์ A · ใบแจ้งหนี้งวดสุดท้าย | ออกใบแจ้งหนี้แล้ว | เลยกำหนด | Finance | เตือนอย่างเป็นมิตรพร้อมสอบถามเหตุผล |
| ลูกค้า B · คำสั่งซื้อระยะที่ 2 | ยืนยันคำสั่งซื้อแล้ว · รออนุมัติเริ่มงาน | ยังไม่เริ่ม | การขาย | ขอวันเริ่มงานและเลขที่ใบสั่งซื้อ |
| ลูกค้า C · สัญญารายปี | ยืนยันคำสั่งซื้อแล้ว · ถึงกำหนดต่ออายุ | ภายในสี่สัปดาห์ | การขาย | นัดหมายพูดคุยเรื่องการต่ออายุ |
| โปรเจกต์ D · หลักไมล์ที่ 1 | ยืนยันคำสั่งซื้อแล้ว · รอการตรวจรับ | ถึงหลักไมล์แล้ว | Delivery | ยืนยันการตรวจรับ เริ่มกระบวนการออกใบแจ้งหนี้ |
จัดเรียงตามกำหนดชำระและความไม่แน่นอน: อะไรต้องทำก่อน และตรงไหนที่เรารู้น้อยที่สุด?
แนวทาง
จากการสำรวจสถานะครั้งแรกสู่กิจวัตรรายสัปดาห์
- 01
สำรวจสถานะปัจจุบัน
รวบรวมรายการค้างทั้งหมดจากฝ่ายขาย ฝ่ายส่งมอบ และฝ่ายบัญชีไว้ในที่เดียว ครั้งเดียว ครบถ้วน
- 02
แยกสถานะ
จัดทุกรายการเข้าหนึ่งในสามสถานะหลัก และบันทึกสถานะการดำเนินการที่ยังค้าง เช่น ขาดเลขที่ใบสั่งซื้อ การอนุมัติเริ่มงาน หรือการตรวจรับ
- 03
จัดลำดับความสำคัญ
จัดเรียงตามกำหนดชำระและความไม่แน่นอน: อะไรเกินกำหนด อะไรไม่ชัดเจน อะไรมีมูลค่าสูง?
- 04
ประสานงานฝ่ายการเงินกับฝ่ายขาย
ข้อมูลชุดเดียวร่วมกันแทนรายการสองชุด ใครคุยกับลูกค้า ใครคุยกับฝ่ายบัญชี?
- 05
สร้างกิจวัตรรายสัปดาห์
นัดสั้น ๆ ประจำ: อะไรคืบหน้า อะไรถึงกำหนดใหม่ ใครทำอะไรภายในเมื่อไร?
ขอบเขต
สิ่งที่ Cash Control ไม่ใช่
เราสร้างความโปร่งใสเชิงปฏิบัติการและกิจวัตรการทำงาน เราไม่ได้ทดแทนและไม่ได้ให้คำปรึกษาเฉพาะทางต่อไปนี้:
- ไม่ใช่คำแนะนำทางกฎหมาย เช่น เรื่องกระบวนการทวงถาม ดอกเบี้ยผิดนัด หรือการตีความสัญญา
- ไม่ใช่คำแนะนำด้านภาษีและไม่ใช่การทำบัญชี
- ไม่ใช่การทวงหนี้ เราไม่รับโอนลูกหนี้และไม่ติดต่อกับลูกค้าของคุณในนามของคุณ
- ไม่ใช่คำแนะนำด้านการลงทุนหรือการจัดหาเงินทุน
สิ่งที่ส่งมอบ
สิ่งที่คุณจะได้รับอย่างเป็นรูปธรรม
การสำรวจสถานะปัจจุบัน
รายการครบถ้วนของรายการค้างทั้งหมด จัดเข้าสามสถานะหลัก พร้อมสถานะการดำเนินการที่ยังค้างของแต่ละรายการ
ภาพรวมรายสัปดาห์
โครงสร้างที่มีจำนวนเงิน สถานะ กำหนดชำระ ผู้รับผิดชอบ และการดำเนินการถัดไป ในเครื่องมือที่ทีมของคุณใช้อยู่แล้ว
กฎการจัดลำดับความสำคัญ
เป็นลายลักษณ์อักษร: จัดเรียงตามอะไร ยกระดับเรื่องเมื่อไร ใครตัดสินใจ
กิจวัตรการประสานงาน
นัดหมายประจำและวาระสำหรับฝ่ายการเงินและฝ่ายขาย
การส่งต่องาน
ทีมของคุณดำเนินกิจวัตรต่อเอง เราช่วยดูแลจนกว่าจะเข้าที่
หากคุณต้องการเริ่มทันที: Cashflow Cockpit เป็นแม่แบบที่ใช้ได้ฟรีสำหรับภาพรวมรายสัปดาห์ พร้อมโครงสร้างตัวอย่างและไฟล์ CSV ให้ดาวน์โหลด
เปิด Cashflow Cockpitคำถามที่พบบ่อย
ตอบอย่างชัดเจน
พวกคุณทำงานร่วมกับฝ่ายบัญชีของเราอย่างไร?
ฝ่ายบัญชียังคงเป็นแหล่งข้อมูลหลักสำหรับใบแจ้งหนี้และเงินที่ได้รับ เราไม่ได้สร้างระบบบัญชีชุดที่สอง แต่สร้างภาพรวมเชิงปฏิบัติการที่รวมข้อมูลของฝ่ายบัญชีเข้ากับสถานะจากฝ่ายขายและฝ่ายส่งมอบ การกระทบยอดในทางเทคนิคจะทำอย่างไร ไม่ว่าจะส่งออกไฟล์ ใช้อินเทอร์เฟซ หรือทำด้วยมือ เราจะตกลงกับผู้เกี่ยวข้อง
พวกคุณจัดการข้อมูลที่เป็นความลับอย่างไร?
ก่อนเริ่ม เราจะตกลงเรื่องข้อมูลที่ต้องใช้ สิทธิ์การเข้าถึง สถานที่ประมวลผล และกฎการลบและการเก็บรักษาที่ตกลงกันไว้ เราจำกัดการเข้าถึงไว้เฉพาะวัตถุประสงค์ที่ตกลงกัน และประสานแนวทางการทำงานกับผู้รับผิดชอบของคุณ
เป็นเรื่องของลูกหนี้ค้างชำระเท่านั้นหรือไม่?
ไม่ ใบแจ้งหนี้ค้างชำระเป็นเพียงหนึ่งในสามสถานะหลัก สิ่งที่สำคัญไม่แพ้กันคือคำสั่งซื้อที่ยืนยันแล้วซึ่งยังรอการอนุมัติเริ่มงาน การตรวจรับ หรือใบแจ้งหนี้ และสัญญาที่ใกล้ถึงกำหนดต่ออายุ Cash Control ดูเส้นทางทั้งหมดตั้งแต่คำสั่งซื้อที่ยืนยันแล้วจนถึงบัญชี
ใครดูแลภาพรวมเมื่อพวกคุณไม่อยู่แล้ว?
บุคคลที่ระบุชื่อในฝั่งคุณ ส่วนใหญ่มาจากฝ่ายการเงินหรือฝ่ายสนับสนุนการขาย เราสร้างกิจวัตรให้ใช้เวลาน้อยและดำเนินไปได้โดยไม่ต้องมีเรา นี่เป็นส่วนหนึ่งของการส่งมอบงาน
