Vấn đề · Chỉ toàn chữa cháy
Ngày nào cũng có đám cháy mới. Và ngày mai lại y như vậy.
Ai chỉ còn phản ứng thì giải quyết vấn đề nhanh, nhưng không bao giờ dứt điểm. Thường cùng những đám cháy quay lại, vì nguyên nhân của chúng chưa bao giờ được lên lịch.
Phân tích nguyên nhân gốc rễ
Những đám cháy đến từ đâu.
Hãy nghĩ về bốn tuần vừa qua, không phải tuần tệ nhất. Kết quả chỉ ra khuôn mẫu đằng sau công việc bị động và một bước đầu tiên.
Kết quả của bạn
Trả lời tất cả câu hỏi. Sau đó, ở đây sẽ hiện vấn đề có thể nằm ở đâu và bước nhỏ nào giúp ích trước tiên.
Giả định và giới hạn
- Bài kiểm tra cho thấy khuôn mẫu, không đổ lỗi. Chữa cháy hầu như luôn là vấn đề của hệ thống, không phải của con người.
- Một số vai trò vốn mang tính bị động, như hỗ trợ khách hàng. Khi đó mục tiêu là khả năng lên kế hoạch, không phải không có sự cố nào.
- Câu trả lời của bạn chỉ nằm trong trình duyệt và không được lưu ở đâu cả.
Dữ liệu bạn nhập chỉ nằm trong trình duyệt này. Không có gì được lưu hay gửi đi.
Dấu hiệu bạn nhận thấy
Lúc nào cũng trực chiến. Không bao giờ xong.
- Bạn bắt đầu ngày với một kế hoạch và kết thúc với năm vấn đề không lường trước.
- Cùng một sự cố quay lại mỗi tháng, chỉ là với khách hàng khác.
- Các chủ đề chiến lược bị dời sang tuần sau suốt nhiều tuần.
Hiểu nguyên nhân
Bốn nguồn của công việc bị động.
- 01
Nguyên nhân không được xử lý
- Dấu hiệu bạn nhận thấy
- Cùng những vấn đề xuất hiện lại theo chu kỳ.
- Vì sao điều đó xảy ra
- Dập lửa thì nhanh, xử lý dứt điểm cần thời gian mà chẳng bao giờ được lên lịch.
- Điều giúp ích
- Mỗi tháng, coi một đám cháy lặp lại là một dự án nhỏ có lịch hẹn.
- Giới hạn
- Không phải nguyên nhân nào cũng xử lý được; đôi khi một hướng dẫn rõ ràng là đủ.
- 02
Kế hoạch không có khoảng đệm
- Dấu hiệu bạn nhận thấy
- Mỗi sự cố lại đẩy lùi một việc đã lên kế hoạch.
- Vì sao điều đó xảy ra
- Các tuần được xếp kín đến giờ cuối cùng.
- Điều giúp ích
- Chủ động dành thời gian trống cho những việc bất ngờ.
- Giới hạn
- Nếu tuần nào khoảng đệm cũng bị dùng hết, vấn đề là khối lượng chứ không phải kế hoạch.
- 03
Một người là điểm nghẽn
- Dấu hiệu bạn nhận thấy
- Thiếu một người cụ thể là mọi vấn đề đều đứng im.
- Vì sao điều đó xảy ra
- Kiến thức và quyền quyết định nằm ở một người.
- Điều giúp ích
- Viết ra các trường hợp lặp lại và giao quyền quyết định đến một giới hạn nhất định.
- Giới hạn
- Ban đầu, giao việc tốn thời gian hơn tự làm.
- 04
Không có đầu mối tiếp nhận cố định
- Dấu hiệu bạn nhận thấy
- Yêu cầu đến qua email, chat, điện thoại và ngoài hành lang.
- Vì sao điều đó xảy ra
- Không có đầu mối chung, mọi thứ đổ thẳng vào từng người.
- Điều giúp ích
- Một nơi tiếp nhận yêu cầu và thời điểm cố định để phân loại chúng.
- Giới hạn
- Không thể thay đổi thói quen của khách hàng; đầu mối tiếp nhận phải vận hành tốt từ bên trong.
Hướng giải quyết
Từ dập lửa đến phòng ngừa.
| Con đường | Đủ khi | Giới hạn |
|---|---|---|
| Danh sách sự cố và một buổi tìm nguyên nhân mỗi tuần | Đội bạn nhỏ và các đám cháy vẫn trong tầm kiểm soát. | Cần một người dẫn dắt buổi họp, kể cả khi đang có cháy. |
| Quy trình được ghi lại cho các trường hợp lặp lại | Cùng những trường hợp cứ lặp lại và có thể mô tả được. | Quy trình cần được cập nhật, nếu không sẽ sớm không còn đúng. |
| Một hệ thống ticket hoặc helpdesk | Phần lớn các đám cháy đến dưới dạng yêu cầu của khách hàng. | Phân loại yêu cầu, nhưng không xử lý nguyên nhân bên trong. |
| Peak One | Điểm nghẽn, cam kết đến hạn và ba ưu tiên của bản thân cần nằm trong cùng một bức tranh. | Peak One cho thấy chỗ nào đang vướng và việc gì đến hạn hôm nay. Nhưng vẫn cần một người có thời gian để xử lý nguyên nhân. |
Peak One khi vận hành
Từ đám cháy đến nguyên nhân.
- Điều kiện kích hoạtSao lại cháy nữa rồi?
- 01 · Cam kếtTín hiệuCommitments Today trong Peak Accountability cho thấy những cam kết nào đến hạn hoặc gặp rủi ro hôm nay.
- 02 · Điểm nghẽnSự thấu hiểuActive Constraint trong Peak Constraints cho thấy vì sao một điều là điểm nghẽn và nó tốn bao nhiêu.
- 03 · Điểm nghẽnQuyết địnhConstraint Resolution ghi lại cách bạn tháo gỡ điểm nghẽn.
- 04 · Công việcHành độngViệc xử lý dứt điểm trở thành một trong ba việc trong Focus Three, thay vì chờ bên cạnh công việc hằng ngày.
Các ứng dụng đi kèm
Có trong Peak One.
Cam kết hôm nayCó sẵnPeak AccountabilityLời hứa nào đến hạn hôm nay hoặc đang gặp rủi ro?
Điểm nghẽn hiện tạiCó sẵnPeak ConstraintsVì sao đây là điểm nghẽn và nó tốn bao nhiêu?
Tháo gỡ điểm nghẽnCó sẵnPeak ConstraintsChúng ta tháo gỡ điểm nghẽn thế nào?
Hộp thư công việcCó sẵnPeak TaskCó gì mới và chưa được phân loại?
Ba trọng tâmCó sẵnPeak WorkBa việc nào hôm nay thúc đẩy mục tiêu quan trọng nhất?
Ba bước
Quan sát một tuần. Rồi xử lý dứt điểm một đám cháy.
- 01 / 03
Ghi lại các đám cháy
Trong một tuần, ghi mỗi vấn đề không lường trước thành một dòng: việc gì, từ đâu, mất bao lâu.
- 02 / 03
Chọn cái thường gặp nhất
Đám cháy nào xuất hiện thường xuyên nhất hoặc tốn nhiều thời gian nhất? Chỉ một đám cháy đó thôi.
- 03 / 03
Lên lịch cho nguyên nhân
Đặt cho việc xử lý dứt điểm một lịch cố định và một người phụ trách, như mọi dự án khác.
Câu hỏi thường gặp
Trả lời ngắn gọn.
Chữa cháy chẳng phải là một phần của công việc sao?
Một phần thì đúng. Vấn đề nảy sinh khi cùng những đám cháy cứ quay lại và chẳng bao giờ có thời gian cho việc quan trọng. Khi đó nó không còn là ngẫu nhiên, mà là một khuôn mẫu.
Điều này khác gì với quá nhiều việc?
Khi có quá nhiều việc, danh sách là vấn đề. Khi phải chữa cháy, sự cố từ bên ngoài quyết định cả ngày, dù danh sách tốt đến đâu.
Nếu chính tôi là điểm nghẽn thì sao?
Điều này thường xảy ra khi mọi thứ đều đi qua ban giám đốc. Hãy bắt đầu với một trường hợp lặp lại mà bạn viết ra và giao lại. Xem thêm ở trang về điểm nghẽn ban giám đốc.
Khám phá thêm
Những gì đi kèm.
- Chức năngCông việc & dự ánDự án dạng board, công việc trong kế hoạch ngày, một cuộc chat cho mỗi dự án.Xem
- Chức năngTập trungNext 3, kế hoạch ngày và hồ sơ năng lượng: bắt đầu ít hơn, hoàn thành nhiều hơn.Xem
- Danh mục phần mềmPhần mềm helpdeskMỗi yêu cầu của khách hàng đều có người lo.Xem
- Tình huống sử dụngTrả lời yêu cầu của khách hàngMỗi yêu cầu có người phụ trách, câu hỏi thường gặp được trả lời công khai một lần.Xem
- Vấn đềMọi thứ phụ thuộc vào giám đốcMọi câu hỏi đều đổ về bạn, và thiếu bạn thì nhiều việc đứng im.Xem
- Vấn đềQuy trình không được ghi lạiCách làm một việc chỉ người luôn làm nó mới biết.Xem
✦ Một nguyên tắc của Peak
Hiểu trước khi thay đổi. Khi đó, mỗi bước đều có tác dụng.
Peak học cùng bạn
Thêm vấn đề
Những nút thắt điển hình ở doanh nghiệp đang tăng trưởng, mỗi cái kèm một công cụ để thử ngay, các nguyên nhân và hướng giải quyết mà Peak One đưa ra.
Giải quyết một lần. Phần còn lại sẽ theo sau.
Công việc hằng ngày toàn là chữa cháy, việc quan trọng bị bỏ dở. Đăng nhập bằng Google và xem doanh nghiệp của bạn ở một nơi.
Gói Free · Đăng nhập với Google · thiết lập trong khoảng hai phút