Chuyển đến nội dung
Peak Atlas

Vấn đề · Quy trình chưa được ghi lại

Việc đó lúc nào cũng do Sabine làm. Cho đến khi Sabine đi nghỉ phép.

Quy trình nằm trong đầu vẫn chạy được, miễn là cùng một người còn ở đó. Ghi lại không cần là một dự án sổ tay: một quy trình, năm bước, một trang.

Mô tả quy trình đầu tiênHiểu nguyên nhân

Mẫu SOP khởi đầu

Một quy trình. Năm dòng.

Chọn một quy trình diễn ra đều đặn. Ví dụ cho thấy một yêu cầu mới từ khách hàng; hãy thay bằng quy trình của bạn.

Kế hoạch của bạn

5 trên 5 dòng đã hoàn tất.

Die Beispielzeilen sind nur ein Anfang. Überschreibe sie mit deinen eigenen Einträgen.

Giả định và giới hạn

  • Mẫu giúp bạn có bản nháp đầu tiên. Quy trình có đúng không chỉ rõ khi người khác làm theo nó.
  • Với quy trình có yêu cầu pháp lý hoặc an toàn, một mẫu khởi đầu là chưa đủ.

Dữ liệu bạn nhập chỉ nằm trong trình duyệt này. Không có gì được lưu hay gửi đi.

Dấu hiệu bạn nhận thấy

Kiến thức thì có sẵn. Chỉ là chưa được ghi lại.

  • Đồng nghiệp mới học bằng cách quan sát và hỏi, suốt nhiều tuần.
  • Cùng một quy trình được ba người làm theo ba cách, ra ba kết quả.
  • Khi một người bị ốm, cả một quy trình đứng lại.

Hiểu nguyên nhân

Vì sao không ai ghi lại quy trình.

  1. 01

    Ghi lại tài liệu trông như một dự án lớn

    Dấu hiệu bạn nhận thấy
    Sổ tay đã nằm trong kế hoạch suốt một năm.
    Vì sao điều đó xảy ra
    Muốn mô tả mọi thứ ngay một lúc, nên chẳng ai bắt đầu.
    Điều giúp ích
    Bắt đầu với một quy trình duy nhất hay xảy ra hoặc hay trục trặc.
    Giới hạn
    Một quy trình không giải quyết mọi thứ, nhưng nó cho thấy cách làm.
  2. 02

    Người biết việc thì không có thời gian

    Dấu hiệu bạn nhận thấy
    Người biết quy trình lại chính là người lúc nào cũng kín việc.
    Vì sao điều đó xảy ra
    Việc ghi lại luôn xếp sau công việc hằng ngày.
    Điều giúp ích
    Một người khác ghi chép trong khi người có kinh nghiệm thực hiện quy trình một lần.
    Giới hạn
    Người có kinh nghiệm vẫn phải kiểm tra bản nháp một lần.
  3. 03

    Tài liệu nằm ở nơi không ai tìm

    Dấu hiệu bạn nhận thấy
    Có hướng dẫn, nhưng không ai tìm thấy hay dùng.
    Vì sao điều đó xảy ra
    Tài liệu nằm tách rời công việc, trong các thư mục không có cấu trúc.
    Điều giúp ích
    Gom hướng dẫn về một nơi đội ngũ vốn đang dùng, và dẫn chiếu tới đó trong quy trình.
    Giới hạn
    Ngay cả tài liệu tốt cũng lỗi thời nếu không ai phụ trách cập nhật.

Hướng giải quyết

Ghi lại quy trình. Nhẹ nhàng nhất có thể.

So sánh các cách khắc phục quy trình làm việc chưa được ghi lại
Con đườngĐủ khiGiới hạn
Mẫu phía trên dưới dạng tài liệuMột vài quy trình hiếm khi thay đổi.Nhanh chóng bị quên trong công việc hằng ngày nếu không được liên kết trong quy trình.
Video màn hình kèm ghi chú ngắnCác quy trình trên máy tính nên được trình diễn hơn là mô tả.Khó tìm kiếm và cập nhật vất vả.
Wiki hoặc công cụ tài liệuNhiều quy trình cần được tìm thấy và cùng nhau cập nhật.Mô tả quy trình nhưng không thực hiện nó.
Peak OneBạn muốn cả đội tìm lại được hướng dẫn và tự động hóa dần các quy trình lặp lại.Bạn cần tự mô tả quy trình trước; tự động hóa chỉ chạy khi bạn đã kiểm tra và phê duyệt.

Peak One khi vận hành

Từ trong đầu thành quy trình ai cũng biết.

  1. Điều kiện kích hoạtRốt cuộc chúng ta làm việc này thế nào?
  2. 01 · Tài liệuTín hiệuDocument Library trong Peak Docs cho thấy những tài liệu và hướng dẫn đã có.
  3. 02 · Hướng dẫnSự thấu hiểuQuy trình được viết thành hướng dẫn trong Peak Docs và chia sẻ với đội ngũ.
  4. 03 · Quy trìnhQuyết địnhAutomation Opportunities cho thấy bạn có thể tự động hóa gì tiếp theo.
  5. 04 · Quy trình làm việcHành độngTrong Peak Automations, phần lặp lại trở thành một luồng với công việc và phê duyệt mà bạn kiểm tra, chạy thử và phê duyệt.
Kết quả: Quy trình nằm ở một nơi đội ngũ tìm thấy, và các bước lặp lại không còn phụ thuộc vào một người.

Các ứng dụng đi kèm

Ghi lại, rồi nhẹ gánh.

Chế độ xem

Những gì đã có.

Ba bước

Ghi lại quy trình đầu tiên.

  1. 01 / 03

    Chọn một quy trình

    Chọn quy trình xảy ra thường xuyên nhất hoặc vừa trục trặc gần đây, không phải quy trình quan trọng nhất.

  2. 02 / 03

    Ghi chép trong khi thực hiện

    Để người có kinh nghiệm làm quy trình một lần và ghi lại từng bước.

  3. 03 / 03

    Nhờ người khác chạy thử

    Đưa bản mô tả cho một người chưa biết quy trình. Chỗ nào họ phải hỏi, chỗ đó còn thiếu.

Câu hỏi thường gặp

Trả lời ngắn gọn.

SOP là gì?

Standard Operating Procedure (SOP), tức quy trình thao tác chuẩn: một mô tả ngắn về cách thực hiện từng bước một quy trình lặp lại, ai làm và nhận biết kết quả ra sao.

Bản mô tả quy trình cần chi tiết đến mức nào?

Chi tiết đến mức một người mới có thể làm quy trình mà không phải hỏi. Không hơn. Sổ tay dài thì chẳng ai đọc trong công việc hằng ngày.

Peak One có thể tự động thực hiện quy trình không?

Với Peak Automations, bạn mô tả quy trình bằng lời lẽ thông thường. Nó có thể gồm nhiều bước với công việc, phê duyệt và thời gian chờ, và chỉ chạy khi bạn đã kiểm tra, chạy thử và phê duyệt.

Khám phá thêm

Những gì đi kèm.

Welt Value

✦ Một nguyên tắc của Peak

Hệ thống tốt thì lặng lẽ. Chúng nâng đỡ mà không thúc ép.

Một khuôn khổ rõ ràng

Thêm vấn đề

Những nút thắt điển hình ở doanh nghiệp đang tăng trưởng, mỗi cái kèm một công cụ để thử ngay, các nguyên nhân và hướng giải quyết mà Peak One đưa ra.

Alle Probleme

Giải quyết một lần. Phần còn lại sẽ theo sau.

Việc được làm thế nào thì chỉ người luôn làm nó mới biết. Đăng nhập bằng Google và xem doanh nghiệp của bạn tại một nơi.

Dùng thử miễn phíXem bảng giá

Gói Free · Đăng nhập với Google · thiết lập trong khoảng hai phút