Vấn đề · Kiến thức chỉ nằm trong đầu
Cô ấy đang đi nghỉ. Kiến thức của cô ấy cũng vậy.
Trong đội nhỏ, kiến thức quan trọng nhất nằm trong đầu vài người: thỏa thuận với khách hàng, trường hợp đặc biệt, cách mọi thứ thực sự vận hành. Điều đó chỉ lộ ra khi có người vắng mặt hoặc nghỉ việc.
Kiểm tra bàn giao kiến thức và SOP
Mức rủi ro của kỳ nghỉ tới ra sao?
Trả lời các câu hỏi cho cả đội hoặc một bộ phận. Kết quả cho thấy kiến thức phụ thuộc vào cá nhân nhiều nhất ở đâu và bạn nên ghi lại điều gì trước.
Kết quả của bạn
Trả lời tất cả câu hỏi. Sau đó, ở đây sẽ hiện vấn đề có thể nằm ở đâu và bước nhỏ nào giúp ích trước tiên.
Giả định và giới hạn
- Bài kiểm tra chỉ ra một hướng, nó không đo lường rủi ro. Hãy coi các câu trả lời là dịp để trao đổi trong đội.
- Không phải kiến thức nào cũng viết ra được. Kinh nghiệm và khả năng phán đoán nên được truyền lại qua làm việc cùng nhau.
Dữ liệu bạn nhập chỉ nằm trong trình duyệt này. Không có gì được lưu hay gửi đi.
Dấu hiệu bạn nhận thấy
Có một người, biết tất cả.
- Tuần nào cũng có cùng câu hỏi gửi đến cùng một đồng nghiệp.
- Sau khi có người nghỉ việc, bạn mất nhiều tuần để dựng lại cách một khách hàng từng được chăm sóc.
- Quyết định từ các cuộc họp không được ghi ở đâu, nên lại bị bàn lại.
Hiểu nguyên nhân
Vì sao kiến thức chỉ nằm trong đầu.
- 01
Không có chỗ cho việc ghi chép
- Dấu hiệu bạn nhận thấy
- Ai cũng biết là còn thiếu, nhưng trong công việc hằng ngày chẳng bao giờ có thời gian.
- Vì sao điều đó xảy ra
- Ghi chép tài liệu bị coi là việc thêm, không phải một phần của công việc.
- Điều giúp ích
- Lên lịch cố định mỗi tuần cho một quy trình, không hơn.
- Giới hạn
- Không có thời gian trong lịch, mọi sáng kiến về kiến thức chỉ là ý định.
- 02
Kiến thức là địa vị
- Dấu hiệu bạn nhận thấy
- Ai biết nhiều thì được cần đến, và điều đó tạo cảm giác an toàn.
- Vì sao điều đó xảy ra
- Chia sẻ thì không ai thấy, còn không thể thay thế thì có.
- Điều giúp ích
- Ghi nhận khi ai đó mô tả một quy trình rõ đến mức người khác dùng được mà không cần hỏi lại.
- Giới hạn
- Đây là vấn đề của lãnh đạo, không phải vấn đề công cụ.
- 03
Tài liệu lỗi thời
- Dấu hiệu bạn nhận thấy
- Có một cuốn sổ tay, nhưng không ai tin vào nó.
- Vì sao điều đó xảy ra
- Tài liệu không có người phụ trách và không có ngày rà soát.
- Điều giúp ích
- Giao cho mỗi tài liệu quan trọng một người phụ trách và một mốc ngày.
- Giới hạn
- Quá nhiều tài liệu thì chẳng ai duy trì. Ít hơn nhưng luôn cập nhật thì tốt hơn.
- 04
Quá nhiều nơi lưu trữ
- Dấu hiệu bạn nhận thấy
- Biên bản nằm trong email, hướng dẫn nằm trong thư mục, ghi chú nằm trong ứng dụng cá nhân.
- Vì sao điều đó xảy ra
- Ai đang làm ở đâu thì lưu ở đó.
- Điều giúp ích
- Xác định một nơi cho quy trình và quyết định, rồi dẫn mọi người về đó.
- Giới hạn
- Kho lưu trữ cũ không tự chuyển đi. Chỉ chuyển những gì vẫn còn cần.
Hướng giải quyết
Chỉ viết ra thôi là chưa đủ. Tìm lại được cũng chưa đủ.
| Con đường | Đủ khi | Giới hạn |
|---|---|---|
| Tài liệu chung hoặc wiki | Bạn có vài quy trình và một người duy trì chúng. | Lỗi thời khi không có người phụ trách và nhanh chóng trở nên rối rắm. |
| Buổi bàn giao khi nghỉ phép và khi rời đi | Kiến thức hiếm khi cần bàn giao, và chỉ có chủ đích. | Thường diễn ra quá muộn và phụ thuộc vào trí nhớ. |
| Video quay màn hình các quy trình | Thao tác trên màn hình rất khó diễn đạt bằng lời. | Khó tìm kiếm và nhanh lỗi thời. |
| Peak One | Tài liệu, quy trình và khóa học cần nằm ở một nơi và dễ tìm. | Bạn vẫn phải tự viết; kho lưu trữ cũ không tự chuyển đi. |
Peak One khi vận hành
Từ trong đầu vào kho kiến thức chung.
- Điều kiện kích hoạtAi biết cách làm việc này?
- 01 · Quy trìnhTín hiệuProcess Radar trong Peak SOP cho thấy quy trình nào cần SOP.
- 02 · Tài liệuSự thấu hiểuDocument Library cho thấy có những tài liệu nào; Document Decisions cho thấy những quyết định nào nằm trong đó.
- 03 · SOPQuyết địnhTrong Process Builder, bạn mô tả quy trình sao cho người khác có thể thực hiện.
- 04 · Khóa họcHành độngTrong Academy, nó trở thành một khóa học có mục tiêu học tập, để người mới học được quy trình.
Các chế độ xem liên quan
Có trong Peak One.
Radar quy trìnhCó sẵnPeak SOPQuy trình nào cần SOP?
Trình xây dựng quy trìnhCó sẵnPeak SOPChúng ta mô tả quy trình thế nào?
Thư viện tài liệuCó sẵnPeak DocsChúng ta có những tài liệu nào?
Quyết định trong tài liệuCó sẵnPeak DocsNhững quyết định nào nằm trong tài liệu?
Thư viện AcademyCó sẵnPeak AcademyTôi muốn hiểu điều gì?
Các ứng dụng đi kèm
Kiến thức được lưu giữ.
Ba bước
Bắt đầu nhỏ. Mỗi tuần một quy trình.
- 01 / 03
Gọi tên các ốc đảo kiến thức
Ghi lại những quy trình hiện chỉ một người nắm được. Đó là danh sách của bạn.
- 02 / 03
Mỗi tuần ghi lại một quy trình
Năm bước, một mục đích, dấu hiệu cho biết khi nào xong. Ban đầu chỉ cần vậy.
- 03 / 03
Để người khác thử làm theo
Người chưa biết quy trình sẽ làm theo bản mô tả. Mỗi câu hỏi lại giúp văn bản tốt hơn.
Câu hỏi thường gặp
Trả lời ngắn gọn.
Làm sao để nhân viên giàu kinh nghiệm ghi lại kiến thức?
Hãy làm thật nhỏ: mỗi tuần một quy trình, năm bước, và một người khác thử làm theo. Ai nhận ra mình ít bị làm phiền hơn sẽ dễ tiếp tục viết.
Một SOP cần có gì?
Mục đích, điều kích hoạt, các bước theo thứ tự, ai phụ trách và dấu hiệu cho biết quy trình đã xong. Lúc đầu chừng đó là đủ.
Điều này khác gì với quy trình chưa được ghi lại?
Ở đây vấn đề là kiến thức phụ thuộc vào cá nhân. Với quy trình chưa được ghi lại, vấn đề là mô tả chính các quy trình đó. Hai điều này thường đi cùng nhau.
Khám phá thêm
Những gì đi kèm.
- Tình huống sử dụngHội nhập nhân viên mớiMột kế hoạch hội nhập gồm khóa học, sổ tay và các công việc đầu tiên cố định, không bắt đầu từ con số không.Xem
- Vấn đềMọi thứ phụ thuộc vào giám đốcMọi câu hỏi đều đổ về bạn, và thiếu bạn thì nhiều việc đứng im.Xem
- Vấn đềHội nhập chậmNgười mới đã đến, nhưng nhiều tuần sau vẫn chưa làm việc được.Xem
- Vấn đềQuy trình không được ghi lạiCách làm một việc chỉ người luôn làm nó mới biết.Xem
- Chức năngTích hợpKết nối 3.270 công cụ mà không cần bản sao thứ hai của dữ liệu.Xem
- Danh mục phần mềmPhần mềm kinh doanh tất cả trong mộtMột mô hình chung cho công việc, khách hàng, sản phẩm và số liệu.Xem
✦ Một nguyên tắc của Peak
Hiểu trước khi thay đổi. Khi đó, mỗi bước đều có tác dụng.
Peak học cùng bạn
Thêm vấn đề
Những nút thắt điển hình ở doanh nghiệp đang tăng trưởng, mỗi cái kèm một công cụ để thử ngay, các nguyên nhân và hướng giải quyết mà Peak One đưa ra.
Giải quyết một lần. Phần còn lại sẽ theo sau.
Khi một người vắng mặt, kiến thức của họ cũng vắng theo. Đăng nhập bằng Google và xem doanh nghiệp của bạn ở một nơi.
Gói Free · Đăng nhập với Google · thiết lập trong khoảng hai phút