Unqualifizierte Anfragen kosten Pitch-Zeit
Briefings ohne Budget, Entscheider oder Zeitplan führen zu Präsentationen, die niemand beauftragt. Die Qualifikation passiert zu spät oder gar nicht.
Branche 02 · Marketing, Werbung & Kommunikation
Wachstum, das deiner Agentur auch etwas übrig lässt.
Agenturen wachsen oft über Projekte, die zu breit angenommen wurden, und über Gründer, durch die jede Anfrage läuft. Wir arbeiten daran, Anfragen früh zu qualifizieren, Scope und Change Requests zu ordnen, Retainer bewusst zu verlängern und eine Pipeline aufzubauen, die nicht am Gründer hängt.
Erstgespräch buchen
Erstgespräch – wir schauen, wie viel Zeit zwischen Anfrage, Angebot und Übergabe versickert.
Drei Engpässe
Woran Agenturen häufig hängen
Change Requests ohne Prozess
Änderungen werden aus Kulanz mitgenommen. Am Ende weiß niemand, wie viel Arbeit tatsächlich im Projekt steckte – und ob es sich gelohnt hat.
Retainer laufen stillschweigend weiter oder aus
Verlängerungen entstehen ohne Gespräch über Ergebnisse und nächsten Umfang. Damit wird weder ausgebaut noch rechtzeitig nachbesetzt.
Geschäftsmodell
Was Agenturgeschäft besonders macht
Projekt- und Retainer-Logik gleichzeitig
Projekte bringen Spitzen, Retainer bringen Planbarkeit. Beides braucht unterschiedliche Angebots-, Kapazitäts- und Verlängerungsprozesse.
Der Gründer ist Marke und Vertrieb
Neue Kunden wollen den Kopf sprechen. Solange jede Anfrage durch dieselbe Person läuft, wächst die Agentur nur so schnell wie ihr Kalender.
Scope ist beweglich
Kreative Arbeit lädt zu Ergänzungen ein. Ohne klaren Umfang und Umgang mit Änderungswünschen wird jede Extrarunde zur unbezahlten Leistung.
Drei Diagnosefragen
Drei Fragen für dein Erstgespräch
Die Antworten zeigen, ob zuerst Qualifikation, Scope oder Bestandsausbau dran ist.
- Wie viele Pitches der letzten zwölf Monate hatten vorher ein bestätigtes Budget?
- Wer entscheidet heute, ob ein Änderungswunsch berechnet wird – und wo steht das?
- Wann fand das letzte geplante Verlängerungsgespräch vor Ablauf eines Retainers statt?
Ansatzpunkte
Wo wir ansetzen
- 01
Qualifikation vor dem Pitch
Wenige verbindliche Fragen zu Budgetrahmen, Entscheidern und Zeitplan – bevor Konzeptarbeit beginnt.
- 02
Scope und Änderungen sichtbar machen
Leistungsumfang im Angebot benennen und Änderungswünsche als eigenen Schritt dokumentieren, mit Entscheidung über Aufwand und Preis.
- 03
Verlängerung als Termin
Jeder Retainer bekommt einen festen Review-Termin vor Ablauf: Ergebnisse, nächster Umfang, Entscheidung.
- 04
Pipeline neben dem Gründer
Anfragen, Angebote und Übergaben werden im CRM geführt, damit weitere Personen Gespräche übernehmen können.
Beispiel
Ein typisches Szenario
Eine Kommunikationsagentur mit zwölf Personen gewinnt Kunden über den Ruf der Gründerin. Anfragen landen in ihrem Postfach, Angebote schreibt sie abends. Der Einstieg wäre hier ein CRM mit klaren Stufen, eine Qualifikation, die das Team selbst führen kann, und ein fester Review-Termin je Retainer.
Liefergegenstände
Was du konkret bekommst
Qualifikationsleitfaden
Fragen und Kriterien für das erste Gespräch, abgestimmt auf Projekt- und Retainer-Anfragen.
Scope- und Change-Request-Vorlage
Struktur für Angebote und Änderungswünsche, die im CRM dokumentiert wird.
Retainer-Review-Routine
Termine, Agenda und Datenfelder für Verlängerungsgespräche.
Wir nennen keine pauschalen Margen- oder Auslastungswerte. Was sich verbessert, zeigt deine eigene Nachkalkulation.
Was wir nicht tun
Wir sind nicht deine Kreativabteilung.
Wir arbeiten an Vertriebsprozess, CRM, Kapazitätsübersicht und Führung deiner Agentur. Konzeption, Kreation und Kundenberatung bleiben bei deinem Team.
Häufige Fragen
Klar beantwortet.
Verlieren wir Kunden, wenn wir Anfragen früher qualifizieren?
Ihr verliert Anfragen, die ohnehin nicht beauftragt hätten – und gewinnt Zeit für die, die es tun. Eine gute Qualifikation ist ein kurzes, respektvolles Gespräch, kein Fragebogen.
Wie gehen wir mit Änderungswünschen um, ohne kleinlich zu wirken?
Indem der Umfang im Angebot klar benannt ist und Änderungen als normaler Schritt behandelt werden: kurz dokumentieren, Aufwand nennen, Entscheidung einholen. Das schafft Klarheit auf beiden Seiten.
Kann der Gründer aus dem Vertrieb aussteigen?
Meist nicht vollständig, und das ist auch nicht nötig. Ziel ist, dass Erstqualifikation, Angebotsnachverfolgung und Verlängerungen vom Team getragen werden und der Gründer dort auftritt, wo es zählt.
Passende Leistungen
Womit wir in dieser Branche arbeiten
Nächster Schritt
Läuft bei euch jede Anfrage durch dieselbe Person?
Im Erstgespräch schauen wir auf Anfragen, Scope-Praxis und Retainer-Verlängerungen – und benennen den ersten Schritt.