Vấn đề · Trách nhiệm không rõ ràng
Ai cũng có mặt. Không ai chịu trách nhiệm.
Công việc bị bỏ dở hiếm khi là dấu hiệu của sự lười biếng. Thường là chưa ai nói rõ ai giữ kết quả. Một cái tên cho mỗi kết quả giải quyết được nhiều hơn bất kỳ buổi bàn bạc thêm nào.
Ma trận trách nhiệm
Một kết quả. Một cái tên.
Điền những kết quả gần đây bị vướng. Mỗi dòng đúng một người chịu trách nhiệm, người cùng tham gia có thể nhiều.
Kế hoạch của bạn
2 trên 4 dòng đã hoàn tất.
Còn mở: Chịu trách nhiệm (một người), Cùng tham gia
Die Beispielzeilen sind nur ein Anfang. Überschreibe sie mit deinen eigenen Einträgen.
Giả định và giới hạn
- Ma trận làm rõ trách nhiệm, không phải năng lực. Sau đó, hãy kiểm tra xem có ai đang gánh quá nhiều dòng không.
- Nó chỉ hiệu quả khi đội ngũ biết đến. Hãy cùng nhau trao đổi một lần thay vì chỉ gửi đi.
Dữ liệu bạn nhập chỉ nằm trong trình duyệt này. Không có gì được lưu hay gửi đi.
Dấu hiệu bạn nhận thấy
Ai cũng góp tay. Không ai ghi lại.
- Một email của khách hàng nằm yên ba ngày vì nó được gửi cho tất cả mọi người.
- Trong cuộc họp ai cũng nói „Ta sẽ làm“, và một tuần sau chẳng ai làm.
- Cuối cùng, mọi thứ chưa rõ đều dồn về ban giám đốc.
Hiểu nguyên nhân
Lỗ hổng từ đâu ra thành người chịu trách nhiệm.
- 01
Trách nhiệm giao cho nhóm
- Dấu hiệu bạn nhận thấy
- Công việc được giao cho „đội ngũ“ hoặc „bán hàng“.
- Vì sao điều đó xảy ra
- Một nhóm không thể nhắc lại, ghi nhớ hay báo tin. Chỉ một người mới làm được.
- Điều giúp ích
- Gán mỗi kết quả cho một người; cả nhóm cùng tham gia.
- Giới hạn
- Ở các đội ngũ rất nhỏ, trách nhiệm thay đổi thường xuyên hơn; khi đó việc chuyển giao cần được nói rõ.
- 02
Vai trò tự hình thành, không được thỏa thuận
- Dấu hiệu bạn nhận thấy
- Ai làm gì là do thói quen và lòng nhiệt tình.
- Vì sao điều đó xảy ra
- Công việc tăng lên cùng đội ngũ, nhưng không ai phân công lại.
- Điều giúp ích
- Mỗi quý một lần, rà lại các kết quả định kỳ và xác nhận trách nhiệm.
- Giới hạn
- Phân công một lần sẽ lỗi thời ngay khi có người rời đi hoặc người mới đến.
- 03
Cam kết không có ngày
- Dấu hiệu bạn nhận thấy
- „Để tôi lo“ được nói ra, nhưng không bao giờ thực hiện.
- Vì sao điều đó xảy ra
- Một cam kết không có ngày thì không có thời điểm nào đến hạn.
- Điều giúp ích
- Ghi lại mỗi cam kết kèm một ngày để có người kiểm tra.
- Giới hạn
- Không phải việc nhỏ nào cũng cần ngày; nhưng kết quả mà người khác đang chờ thì cần.
- 04
Mọi việc đều qua một người
- Dấu hiệu bạn nhận thấy
- Các quyết định ùn ứ ở ban giám đốc.
- Vì sao điều đó xảy ra
- Trách nhiệm đã được giao, nhưng quyền quyết định thì không.
- Điều giúp ích
- Với mỗi kết quả, xác định người chịu trách nhiệm được tự quyết những gì.
- Giới hạn
- Có những quyết định đúng là thuộc về cấp trên, chẳng hạn các khoản chi lớn.
Hướng giải quyết
Làm rõ trách nhiệm. Không cần dự án sơ đồ tổ chức.
| Con đường | Đủ khi | Giới hạn |
|---|---|---|
| Buổi họp chung với ma trận ở trên | Đội ngũ của bạn nhỏ và sự thiếu rõ ràng nằm ở các công việc định kỳ. | Nó không ghi nhận các công việc phát sinh một lần từ dự án và cuộc họp. |
| Bảng RACI trong tài liệu chia sẻ | Nhiều người liên quan, ít quy trình và hiếm khi thay đổi. | Tốn công duy trì; hằng ngày hầu như không ai mở ra xem. |
| Danh sách công việc kèm người phụ trách | Mỗi công việc có một cái tên, và đội ngũ làm việc theo danh sách. | Cho thấy ai phụ trách, nhưng không cho thấy cam kết nào đang trượt. |
| Peak One | Bạn muốn xem công việc, người phụ trách và cam kết ở một nơi. | Phần mềm chỉ ra lỗ hổng; còn việc phân công vẫn là quyết định của người lãnh đạo. |
Peak One khi vận hành
Từ „ai làm việc này?“ đến một cái tên.
- Điều kiện kích hoạtRốt cuộc ai đang lo việc này?
- 01 · Cam kếtTín hiệuCommitments Today trong Peak Accountability hiển thị các cam kết đến hạn hoặc có nguy cơ trễ hôm nay.
- 02 · NgườiSự thấu hiểuAccountability People cho thấy ai đã cam kết gì với bạn, còn Commitments cho thấy bạn đã cam kết gì với ai.
- 03 · Nhìn lạiQuyết địnhCommitment Review cho thấy cam kết nào đã được giữ và cam kết nào chưa, làm cơ sở để phân công lại.
- 04 · Công việcHành độngTrong Peak Board, công việc có một người chịu trách nhiệm và một hạn chót.
Các ứng dụng đi kèm
Cam kết hiển thị trong Peak One.
Cam kết hôm nayCó sẵnPeak AccountabilityLời hứa nào đến hạn hôm nay hoặc đang gặp rủi ro?
Trách nhiệm con ngườiCó sẵnPeak AccountabilityAi đã hứa gì với tôi?
Cam kếtCó sẵnPeak AccountabilityTôi đã hứa gì với ai?
Đánh giá cam kếtCó sẵnPeak AccountabilityChúng ta đã giữ lời hứa nào và chưa giữ lời hứa nào?
Để dùng thử
Bắt đầu với một công việc.
Ba bước
Rõ ràng trong một tuần.
- 01 / 03
Gom những việc bị bỏ dở
Ghi lại những gì bị bỏ dở trong tháng trước. Đó là những kết quả chưa có tên.
- 02 / 03
Gán một cái tên
Gán đúng một người chịu trách nhiệm cho mỗi kết quả và nói rõ với cả đội ngũ.
- 03 / 03
Kiểm tra sau bốn tuần
Sau một tháng, xem điều gì đã giữ được và ai đang gánh quá nhiều dòng.
Câu hỏi thường gặp
Trả lời ngắn gọn.
Chịu trách nhiệm và cùng tham gia khác nhau thế nào?
Người chịu trách nhiệm là người bảo đảm kết quả được hoàn thành, và báo lại nếu không. Người cùng tham gia đóng góp phần việc. Luôn có đúng một người chịu trách nhiệm.
Tôi có cần ma trận RACI không?
Với hầu hết các đội ngũ nhỏ, một dạng đơn giản hơn là đủ: kết quả, một người chịu trách nhiệm, những người cùng tham gia. RACI đáng dùng khi có nhiều người cần được thông báo hoặc tham vấn.
Tôi phải làm gì nếu không ai muốn nhận trách nhiệm?
Khi đó, kết quả có thể chưa rõ hoặc quá lớn. Hãy chia nhỏ thành các kết quả nhỏ hơn, làm rõ người đó được quyết định những gì, rồi mới phân công.
Khám phá thêm
Những gì đi kèm.
- Chức năngCông việc & dự ánDự án dạng board, công việc trong kế hoạch ngày, một cuộc chat cho mỗi dự án.Xem
- Tình huống sử dụngQuyết định trong nhómThống nhất nhanh, ghi lại kết quả và đọc lại sau thay vì bàn lại từ đầu.Xem
- Danh mục phần mềmPhần mềm quản lý dự ánMỗi công việc dự án có người, hạn và trạng thái rõ ràng.Xem
- Vấn đềMọi thứ phụ thuộc vào giám đốcMọi câu hỏi đều đổ về bạn, và thiếu bạn thì nhiều việc đứng im.Xem
- Vấn đềDự án vượt tầm kiểm soátDự án nào cũng chạy bằng cách nào đó, nhưng không ai nói được thực sự nó đang ở đâu.Xem
- Vấn đềNhóm làm việc theo những ưu tiên khác nhauMỗi người coi một điều khác nhau là quan trọng nhất.Xem
✦ Một nguyên tắc của Peak
Rõ ràng trước. Mọi thứ khác sẽ theo sau.
Từng việc một
Thêm vấn đề
Những nút thắt điển hình ở doanh nghiệp đang tăng trưởng, mỗi cái kèm một công cụ để thử ngay, các nguyên nhân và hướng giải quyết mà Peak One đưa ra.
Giải quyết một lần. Phần còn lại sẽ theo sau.
Công việc bị bỏ dở vì ai cũng nghĩ người khác sẽ lo. Đăng nhập bằng Google và xem doanh nghiệp của bạn ở một nơi.
Gói Free · Đăng nhập với Google · thiết lập trong khoảng hai phút