Kế toán là bên biết về cam kết sau cùng
Điều kiện đặc biệt, thời hạn thanh toán hay nghiệm thu từng phần được thỏa thuận trong cuộc trò chuyện bán hàng và không được ghi ở đâu. Hóa đơn đã sai trước khi được gửi đi.
Chức năng · Tài chính
Một góc nhìn chung về đơn hàng, hóa đơn và thanh toán.
Giữa bộ phận bán hàng đưa ra cam kết và kế toán ghi sổ có một khoảng trống: khi nào được xuất hóa đơn, khi nào được thanh toán, ai nhắc? Chúng tôi lấp nó bằng một bản dự báo hằng tuần – không xây thêm hệ thống kế toán thứ hai.
Nhờ phân tích cửa hàng
Buổi trao đổi đầu tiên – chúng tôi xem hiện nay đơn hàng, hóa đơn và thanh toán lệch nhau ở đâu.
Dấu hiệu bạn nhận thấy
Ba khoảng trống giữa bán hàng và tài chính
Hạn thanh toán không được theo dõi
Hóa đơn đã xuất, tiền chưa về. Ai nhắc, khi nào? Không có quy trình rõ ràng, việc nhắc nợ chỉ diễn ra khi ai đó để ý – thường là quá muộn.
Chất lượng dữ liệu được tạo ra ở cuối, không phải ở đầu
Mã khách hàng, địa chỉ và người liên hệ được sửa khi hạch toán thay vì khi tạo mới. Mọi phân tích đều bắt đầu bằng việc làm lại.
Ví dụ
Một bản dự báo hằng tuần gồm những gì
Cấu trúc minh họa của một bản dự báo vận hành hằng tuần. Nó được lấy dữ liệu từ các hệ thống bạn đang có – CRM, quản lý đơn hàng, kế toán.
| Dòng | Nguồn | Người phụ trách |
|---|---|---|
| Đơn hàng đã đạt cột mốc xuất hóa đơn | Đơn hàng / dự án | Quản lý dự án |
| Hóa đơn xuất trong tuần này | Quản lý đơn hàng | Tài chính |
| Hóa đơn đến hạn và quá hạn | Kế toán | Tài chính |
| Khoản thu dự kiến | Kế toán / cam kết | Tài chính |
| Khoản chi và nghĩa vụ sắp tới | Kế toán | Tài chính |
| Những điểm cần làm rõ với khách hàng | CRM | Bán hàng |
Kế toán vẫn là hệ thống nguồn. Bản dự báo đọc dữ liệu từ đó, không thay thế gì cả.
Những gì bạn cầm trong tay
Một góc nhìn chung cho bán hàng và tài chính
Tiêu chí bàn giao bán hàng → tài chính
Đơn hàng cần chứa thông tin gì để hóa đơn và thời hạn thanh toán chính xác.
Dự báo hằng tuần
Góc nhìn vận hành về hóa đơn, hạn thanh toán và khoản thu dự kiến – có người phụ trách cập nhật.
Quy trình nhắc nhở
Ai nhắc hóa đơn quá hạn, khi nào, và khi nào cần bộ phận bán hàng tham gia.
Quy tắc chất lượng dữ liệu
Trường bắt buộc khi tạo khách hàng và đơn hàng, để kế toán không phải làm lại.
Phạm vi
Không tư vấn thuế. Không có hệ thống kế toán thứ hai.
Chúng tôi làm việc với góc nhìn vận hành giữa đơn hàng, hóa đơn và thanh toán. Vấn đề thuế, báo cáo tài chính năm và ghi sổ thuộc về chuyên viên tư vấn thuế của bạn. Kế toán vẫn là hệ thống chủ đạo – chúng tôi không xây bản sao.
Dịch vụ phù hợp
Chúng tôi hỗ trợ người phụ trách tài chính bằng gì
Câu hỏi thường gặp
Trả lời rõ ràng.
Chúng tôi có phần mềm kế toán với danh sách công nợ. Như vậy chưa đủ sao?
Danh sách công nợ cho thấy những gì đã xuất hóa đơn. Bản dự báo hằng tuần còn cho thấy những gì có thể xuất hóa đơn tiếp và bộ phận bán hàng đã cam kết những gì. Kết hợp cả hai mới có bức tranh đầy đủ.
Bộ phận bán hàng có phải thay đổi gì không?
Có, nhưng ít: vài trường bắt buộc khi tạo đơn hàng. Đổi lại, các câu hỏi lại và việc sửa hóa đơn sẽ không còn – bộ phận bán hàng sẽ tự nhận ra rất nhanh.
Các bạn có đảm nhận việc nhắc nợ không?
Không. Chúng tôi cùng bạn xác định quy trình nhắc nhở và ai thực hiện. Việc thực hiện vẫn do đội ngũ của bạn đảm nhận.
