Cùng một nhiệm vụ được làm thủ công mỗi tuần
Chuyển dữ liệu báo giá, phân loại yêu cầu, viết cập nhật trạng thái. Mỗi việc chỉ mất vài phút, cộng lại tốn nhiều ngày – và không ai đếm chúng.
Mục tiêu · Tự động hóa quy trình
Tự động hóa những công việc lặp lại.
Không phải quy trình nào cũng nên tự động hóa. Chúng tôi cùng bạn chọn một nhiệm vụ lặp lại, làm rõ lợi ích và chi phí sai sót, kiểm tra dữ liệu, xây dựng thí điểm, xử lý các trường hợp ngoại lệ – và chỉ định người phụ trách.
Nhờ phân tích cửa hàng
Cuộc trao đổi đầu tiên – chúng tôi tìm ra một nhiệm vụ để bắt đầu thí điểm.
Dấu hiệu bạn nhận thấy
Ba dấu hiệu cho thấy tự động hóa đã quá hạn – hoặc đã bắt đầu sai cách
Những việc hiếm khi xảy ra lại được tự động hóa
Rất nhiều công sức cho một trường hợp đặc biệt xảy ra ba lần mỗi năm. Còn nhiệm vụ thường xuyên, nhàm chán thì vẫn làm thủ công.
Tự động hóa không biết đến trường hợp ngoại lệ
Nó chạy tốt cho trường hợp tiêu chuẩn. Gặp ngoại lệ, nó lặng lẽ làm sai – và không ai chịu trách nhiệm.
Cách chúng tôi làm
Từ nhiệm vụ đến thí điểm có người phụ trách
Quy trình mẫu. Nhiệm vụ nào làm trước do tần suất, lợi ích và tình trạng dữ liệu quyết định – không phải công nghệ.
- 01
Chọn nhiệm vụ
Thường xuyên, theo quy tắc, có ranh giới rõ ràng. Chúng tôi cùng team thu thập các ứng viên và chọn một – không phải năm.
- 02
Làm rõ lợi ích và chi phí sai sót
Tự động hóa tiết kiệm bao nhiêu thời gian? Một lỗi tốn bao nhiêu? Cả hai cùng quyết định cần bao nhiêu biện pháp bảo vệ.
- 03
Kiểm tra dữ liệu
Dữ liệu cần thiết đã có, đầy đủ và nằm đúng hệ thống chưa? Nếu chưa, công việc bắt đầu từ đó.
- 04
Xây dựng thí điểm
Nhiệm vụ được tự động hóa cho trường hợp tiêu chuẩn – với bước phê duyệt của con người ở điểm quan trọng và tiêu chí kiểm thử đã thống nhất.
- 05
Xử lý trường hợp ngoại lệ
Điều gì xảy ra khi thiếu dữ liệu, đầu vào không rõ hay hệ thống lỗi? Mỗi trường hợp ngoại lệ có một hướng xử lý xác định, thường là chuyển cho một người.
- 06
Chỉ định người phụ trách
Một người giám sát tự động hóa, nhận cảnh báo lỗi và quyết định việc điều chỉnh.
Những gì bạn cầm trong tay
Một dự án thí điểm chạy trong công việc hằng ngày
Lựa chọn nhiệm vụ kèm lý do
Vì sao làm nhiệm vụ này trước – tần suất, lợi ích, chi phí sai sót, tình trạng dữ liệu.
Thí điểm đang chạy
Nhiệm vụ tự động hóa với các điểm phê duyệt và tiêu chí kiểm thử.
Danh sách trường hợp ngoại lệ
Các ngoại lệ đã nhận diện và cách xử lý đã định.
Quy tắc vận hành có người phụ trách
Ai giám sát, ai nhận cảnh báo lỗi, ai quyết định việc mở rộng.
Dịch vụ phù hợp
Mục tiêu này cụ thể là gì
Đánh giá
Chúng tôi không tự động hóa quyết định. Chúng tôi tự động hóa phần chuẩn bị.
Ở đâu liên quan đến tiền, khách hàng hay hợp đồng, con người quyết định. Tự động hóa đảm nhận việc thu thập, chuyển giao và chuẩn bị – và báo khi có gì không khớp. Chúng tôi không đưa ra mức tiết kiệm thời gian theo phần trăm.
Câu hỏi thường gặp
Trả lời rõ ràng.
Nhiệm vụ nào phù hợp cho thí điểm đầu tiên?
Một nhiệm vụ xảy ra thường xuyên, theo quy tắc rõ ràng và chi phí sai sót ở mức chấp nhận được. Hiếm khi là nhiệm vụ ấn tượng nhất – nhưng là nhiệm vụ mà lợi ích hiện rõ nhanh nhất.
Chúng tôi có cần AI cho việc này không?
Không phải lúc nào cũng vậy. Nhiều nhiệm vụ có thể tự động hóa bằng quy tắc đơn giản. AI được dùng ở nơi đầu vào không có cấu trúc – chẳng hạn khi sàng lọc sơ bộ yêu cầu. Chúng tôi chọn công cụ theo nhiệm vụ.
Nếu thí điểm không hiệu quả thì sao?
Khi đó tiêu chí kiểm thử cho thấy nguyên nhân: ở dữ liệu, ở việc chọn nhiệm vụ hay ở các trường hợp ngoại lệ. Các bạn quyết định điều chỉnh hay dừng lại – mà không để lại gì dang dở trong vận hành.
