Kein klarer Eingang
Anfragen kommen per Telefon, Mail, Formular und Empfehlung. Niemand weiß sicher, wer wann welche Anfrage übernommen hat und ob geantwortet wurde.
Branche 05 · Recht, Steuer & Wirtschaftsprüfung
Passende Mandate. Geordnete Abläufe. Mehr Fokus auf die Facharbeit.
Kanzleien und Prüfungsgesellschaften verlieren selten an Kompetenz, sondern an Reibung: Anfragen ohne klaren Eingang, unklare Zuständigkeiten, Kapazität, die niemand plant, Übergaben, die von Erinnerung leben. Wir verbessern Marketing und Abläufe rund um das Mandat – die Facharbeit bleibt bei dir.
Erstgespräch buchen
Erstgespräch – wir schauen, wie Anfragen eingehen und wie sie zum Mandat werden.
Drei Engpässe
Woran Kanzleien im Alltag hängen
Zuständigkeit klärt sich zu spät
Die Frage, wer ein Mandat führt, wird nach der Annahme entschieden. Dann fehlt Kapazität oder die Spezialisierung passt nicht.
Übergaben leben von Erinnerung
Zwischen Sekretariat, Fachperson und Mandant gehen Unterlagen, Fristen und Rückfragen verloren, wenn es keinen definierten Übergabepunkt gibt.
Geschäftsmodell
Was Kanzleigeschäft besonders macht
Vertrauen und Vertraulichkeit
Mandanten geben sensible Informationen weiter. Jeder Prozess muss das respektieren – von der ersten Anfrage bis zur Ablage.
Kapazität ist personengebunden
Fristen, Prüfungszeiträume und Spezialisierungen bestimmen, wer wann arbeiten kann. Ein neues Mandat ohne freie Fachperson erzeugt Druck statt Umsatz.
Berufsrechtliche Rahmen
Werbung, Honorare und Kommunikation unterliegen Regeln. Marketing und Abläufe müssen sich in diesem Rahmen bewegen – wir planen mit deinem Berufsrecht, nicht dagegen.
Drei Diagnosefragen
Drei Fragen für dein Erstgespräch
Sie zeigen, ob zuerst der Eingang, die Zuständigkeit oder die Übergabe zu ordnen ist.
- Könnt ihr für jede Anfrage der letzten vier Wochen sagen, wer wann geantwortet hat?
- Wird die führende Fachperson vor oder nach der Mandatsannahme festgelegt?
- An welchem Punkt gehen bei euch Unterlagen oder Fristen am häufigsten verloren?
Ansatzpunkte
Wo wir ansetzen
- 01
Einen Intake definieren
Alle Anfragen laufen in einen Prozess mit denselben Grundfragen, einer Zuständigkeit für die erste Antwort und einer nachvollziehbaren Ablage.
- 02
Kapazität vor Annahme prüfen
Wer führt das Mandat, ab wann, mit welcher Auslastung? Diese Frage steht vor der Zusage – nicht danach.
- 03
Übergaben mit Checkliste
Welche Unterlagen, Fristen und Informationen wechseln an welchem Punkt den Verantwortlichen – dokumentiert im System, nicht im Kopf.
Dokumentierte Fälle
Was wir in diesem Umfeld dokumentiert haben
Für Ernst & Young haben wir einen Tax-Return-Prozessablauf im bestehenden System aus UX- und Prozesssicht optimiert. Das war Prozess- und Informationsdesign – keine Mandatsgewinnung, keine Kanzleiorganisation und keine steuerliche Leistung.
Beispiel
Ein typisches Szenario
Eine Steuerkanzlei mit drei Berufsträgern bekommt Anfragen über Website, Telefon und Empfehlungen. Zwei Wochen nach einer Anfrage weiß niemand sicher, ob geantwortet wurde. Der Einstieg wäre ein gemeinsamer Intake mit klarer Erstverantwortung und einer Kapazitätsfrage vor jeder Zusage.
Liefergegenstände
Was du konkret bekommst
Intake-Prozess
Ablauf, Grundfragen und Zuständigkeiten für eingehende Anfragen – kanalübergreifend.
Kapazitäts- und Zuständigkeitsübersicht
Einfache Darstellung, wer welche Mandate mit welcher Auslastung führt.
Übergabe-Checklisten
Standardisierte Übergabepunkte zwischen Sekretariat, Fachperson und Mandant.
Was wir nicht tun
Wir erbringen keine Rechts-, Steuer- oder Prüfungsleistung.
Wir verbessern Marketing, Anfrageprozesse, Zuständigkeiten, Systeme und Kommunikation deiner Kanzlei. Fachliche Beratung, Prüfung und Mandatsverantwortung bleiben ausschließlich bei den Berufsträgern.
- Keine Aussagen zu Rechts- oder Steuerfragen deiner Mandanten
- Keine Werbemaßnahmen außerhalb deines berufsrechtlichen Rahmens
- Kein Zugriff auf Mandatsinhalte ohne ausdrückliche Freigabe
Häufige Fragen
Klar beantwortet.
Dürfen wir überhaupt aktiv Mandanten gewinnen?
Sachliche Information über Leistungen und Zuständigkeiten ist im berufsrechtlichen Rahmen üblich. Was konkret zulässig ist, klärst du mit deiner Kammer oder deinem Berufsrecht; wir richten Prozesse und Kommunikation daran aus.
Wie gehen wir mit Vertraulichkeit in einem CRM um?
Im Anfrageprozess reichen wenige Grunddaten: Anliegen in einem Satz, Kontakt, Zuständigkeit, Status. Mandatsinhalte gehören in eure Fachsysteme. Zugriff und Aufbewahrung werden mit dir festgelegt.
Können Teile des Intakes automatisiert werden?
Erfassung, Zuordnung und Eingangsbestätigung lassen sich gut automatisieren. Die inhaltliche Einschätzung, ob ein Mandat passt, bleibt bei euch.
Passende Leistungen
Womit wir in dieser Branche arbeiten
Nächster Schritt
Wie viel Reibung liegt bei euch zwischen Anfrage und Mandat?
Im Erstgespräch schauen wir auf Eingang, Zuständigkeiten und Übergaben – und sagen dir, was zuerst geordnet gehört.