Chuyển đến nội dung
Peak Atlas

Vấn đề · Khách hàng không nắm tình trạng dự án

“Các bạn làm đến đâu rồi?” Email thứ ba trong tuần này.

Khách hàng không hỏi vì nghi ngờ. Họ hỏi vì họ không thấy gì. Một bản cập nhật ngắn, đều đặn trả lời câu hỏi trước khi nó được đặt ra.

Tạo bản cập nhật tình trạngHiểu nguyên nhân

Mẫu tình trạng dự án

Một bản cập nhật, không cần hỏi lại.

Thay các dòng ví dụ bằng dự án của bạn. Sao chép kết quả vào email gửi khách hàng.

Kế hoạch của bạn

4 trên 4 dòng đã hoàn tất.

Die Beispielzeilen sind nur ein Anfang. Überschreibe sie mit deinen eigenen Einträgen.

Giả định và giới hạn

  • Mẫu sắp xếp những gì bạn nhập. Tình trạng có đúng không thì chỉ đội ngũ của bạn biết.
  • Bản cập nhật không thay thế cuộc trò chuyện khi một hạn chót thực sự lung lay. Khi đó hãy gọi điện.

Dữ liệu bạn nhập chỉ nằm trong trình duyệt này. Không có gì được lưu hay gửi đi.

Dấu hiệu bạn nhận thấy

Khách hàng đang chờ. Và không biết đang chờ điều gì.

  • Khách hàng hỏi tình trạng qua email, điện thoại và chat, thường cùng một câu hỏi với nhiều người khác nhau.
  • Một khách hàng bực vì chậm trễ mà thực ra do chính họ gây ra, vì thiếu một lần phê duyệt.
  • Trước mỗi buổi hẹn với khách hàng, bạn phải gom tình trạng trong đội trước.

Hiểu nguyên nhân

Vì sao khách hàng bị bỏ trong bóng tối.

  1. 01

    Không có nhịp cố định

    Dấu hiệu bạn nhận thấy
    Bản cập nhật chỉ có khi ai đó rảnh hoặc khách hàng hỏi.
    Vì sao điều đó xảy ra
    Không ai thống nhất khi nào khách hàng được biết điều gì.
    Điều giúp ích
    Thống nhất một ngày cố định cho bản cập nhật và giữ đúng, kể cả khi ít việc xảy ra.
    Giới hạn
    Với dự án rất ngắn, mỗi cột mốc một bản cập nhật là đủ.
  2. 02

    Tình trạng nằm rải rác

    Dấu hiệu bạn nhận thấy
    Mỗi lần cập nhật, bạn phải hỏi ba đồng nghiệp.
    Vì sao điều đó xảy ra
    Công việc, trao đổi và tệp nằm ở các công cụ khác nhau.
    Điều giúp ích
    Cập nhật tình trạng dự án ở một nơi, từ đó tạo ra bản cập nhật.
    Giới hạn
    Một nơi duy nhất chỉ hữu ích nếu đội ngũ cũng làm việc ở đó.
  3. 03

    Thời gian chờ không hiển thị

    Dấu hiệu bạn nhận thấy
    Khách hàng không nhận ra dự án đang chờ họ phê duyệt.
    Vì sao điều đó xảy ra
    Bản cập nhật liệt kê những gì đã làm, nhưng không nói ai đang phải hành động.
    Điều giúp ích
    Trong bản cập nhật, nói rõ điều gì đang chờ khách hàng và đến khi nào.
    Giới hạn
    Việc này không giải quyết mọi sự chậm trễ, nhưng làm rõ chậm trễ phát sinh ở đâu.

Hướng giải quyết

Chia sẻ tình trạng. Đơn giản nhất có thể.

So sánh các cách giúp khách hàng nắm tình trạng dự án
Con đườngĐủ khiGiới hạn
Email tình trạng hằng tuần theo mẫu phía trênÍt dự án khách hàng và một người nắm tình trạng.Làm thủ công; mỗi lần đều phải gom lại tình trạng từ đầu.
Tài liệu chia sẻ với khách hàngKhách hàng theo dõi cùng và đội ngũ cập nhật tài liệu đều đặn.Thường thành một danh sách thứ hai bên cạnh các công việc thực tế.
Cổng khách hàng của một công cụ dự ánKhách hàng muốn tự xem công việc bất cứ lúc nào.Thường lộ ra nhiều chi tiết nội bộ hơn mức khách hàng muốn hoặc nên thấy.
Peak OneBạn muốn lấy tình trạng từ chính các công việc và tài liệu mà đội ngũ đang dùng.Khách chỉ thấy những gì được chia sẻ; bạn tự quyết định chia sẻ gì cho từng dự án.

Peak One khi vận hành

Từ việc hỏi lại đến bản cập nhật cố định.

  1. Điều kiện kích hoạtDự án của khách hàng Müller đến đâu rồi?
  2. 01 · Dự ánTín hiệuProject Portfolio trong Peak Board cho thấy dự án khách hàng nào đang cần chú ý.
  3. 02 · Công việcSự thấu hiểuProject Board cho thấy mỗi công việc đang ở đâu và việc nào đang chờ khách hàng.
  4. 03 · Bàn giaoQuyết địnhDelivery trong Peak Service cho thấy bạn có bàn giao đúng hạn những gì đã hứa không.
  5. 04 · Tài liệuHành độngBạn viết bản cập nhật trong Peak Docs, để mọi tình trạng đều được lưu lại ở một nơi.
Kết quả: Khách hàng nhận tình trạng trước khi phải hỏi, lấy từ chính các công việc đội ngũ đang làm.

Các ứng dụng đi kèm

Tình trạng dự án trong Peak One.

Để dùng thử

Ghi lại tình trạng và chia sẻ.

Ba bước

Từ tuần này, không cần hỏi lại.

  1. 01 / 03

    Chọn ngày cập nhật

    Cho khách hàng biết họ nhận tình trạng vào ngày nào mỗi tuần.

  2. 02 / 03

    Bốn dòng là đủ

    Đã xong, đang làm, đang chờ bạn, tiếp theo. Một bản cập nhật tốt hiếm khi cần nhiều hơn.

  3. 03 / 03

    Gọi tên thời gian chờ

    Ghi kèm điều gì đang chờ khách hàng và đến khi nào. Nhờ vậy sự chậm trễ không bị quy cho bạn.

Câu hỏi thường gặp

Trả lời ngắn gọn.

Tôi nên cập nhật tình trạng dự án cho khách hàng bao lâu một lần?

Đủ thường xuyên để khách hàng không phải hỏi. Với phần lớn dự án, một lịch cố định hằng tuần là hợp lý; với dự án ngắn, mỗi cột mốc một bản cập nhật.

Khách hàng có nên xem trực tiếp công việc của chúng ta không?

Điều đó tùy vào khách hàng. Nhiều người muốn một bản cập nhật ngắn, không phải từng công việc. Trong Peak Board, khách chỉ thấy những gì được chia sẻ, nên bạn quyết định điều gì hiển thị.

Tôi viết gì khi không có tiến triển?

Nói đúng điều đó, kèm lý do và bước tiếp theo. Một câu trung thực “tuần này chưa có tiến triển, vì …” tạo nhiều niềm tin hơn một bản cập nhật bị bỏ qua.

Khám phá thêm

Những gì đi kèm.

Welt Value

✦ Một nguyên tắc của Peak

Hiểu trước khi thay đổi. Khi đó, mỗi bước đều có tác dụng.

Peak học cùng bạn

Thêm vấn đề

Những nút thắt điển hình ở doanh nghiệp đang tăng trưởng, mỗi cái kèm một công cụ để thử ngay, các nguyên nhân và hướng giải quyết mà Peak One đưa ra.

Alle Probleme

Giải quyết một lần. Phần còn lại sẽ theo sau.

Khách hàng không biết dự án của họ đến đâu và cứ hỏi đi hỏi lại. Đăng nhập bằng Google và xem doanh nghiệp của bạn tại một nơi.

Dùng thử miễn phíXem bảng giá

Gói Free · Đăng nhập với Google · thiết lập trong khoảng hai phút